Die VIES-Abfrage und ihre Grenzen

Die Abfrage der Europäischen Kommission ist das Werkzeug, mit dem sich eine ausländische USt-IdNr in Sekunden prüfen lässt. Sie beantwortet genau eine Frage, und die meisten Enttäuschungen mit ihr kommen daher, dass Leser eine andere erwartet haben. Diese Seite sagt, welche das ist, mit den Worten der Kommission selbst.

Was die Abfrage beantwortet

Die Kommission beschreibt ihren Dienst als elektronisches Mittel, um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von in der Europäischen Union registrierten Wirtschaftsbeteiligten für grenzüberschreitende Umsätze zu bestätigen. Wichtiger als das ist der Satz, den sie an anderer Stelle desselben Dokuments schreibt: eine zentrale Datenbank gibt es nicht.

Jede Abfrage geht über eine gesicherte Verbindung an die nationale Datenbank des Mitgliedstaates, der die Nummer erteilt hat, und die Antwort ist deren Antwort. Die Kommission reicht die Frage weiter und das Ergebnis zurück. Sie führt keine eigenen Daten über Unternehmen, und sie kann deshalb auch keine korrigieren.

Die Antwort gilt für den Tag der Abfrage. Die Kommission schreibt ausdrücklich, dass sich die Gültigkeit einer Nummer nicht rückwirkend bestätigen lässt, sondern nur für den laufenden Tag. Wer belegen will, dass eine Nummer an einem bestimmten vergangenen Tag gültig war, braucht den Beleg von diesem Tag; nachholen lässt sich das hier nicht.

Warum bei deutschen Nummern kein Name erscheint

Weil Deutschland ihn nicht freigibt. Die Kommission erklärt beides in einem Satzpaar: je nach nationalem Datenschutzrecht geben manche Mitgliedstaaten Name und Anschrift zusätzlich heraus, und wird kein Name und keine Anschrift angezeigt, dann erlaubt der betreffende Mitgliedstaat diese Anzeige eben nicht.

Eine Antwort ohne Namen ist bei einer deutschen Nummer also der Normalfall und kein halb kaputtes Ergebnis. Das ist auch der Grund, warum das Werkzeug auf diesem Angebot für deutsche Nummern nur die Gültigkeit anzeigt: es zeigt, was zurückkommt, und mehr kommt nicht zurück.

Für Spanien nennt die Kommission übrigens den umgekehrten Fall: dort müssen Name, Anschrift und Unternehmensart mit abgeschickt werden, sonst liefert die nationale Datenbank sie nicht automatisch mit. Die Regeln sind pro Mitgliedstaat verschieden, und das ist die eigentliche Auskunft dieses Abschnitts.

Wo die Antwort aufhört

Eine richtige Nummer kann als ungültig zurückkommen, und die Kommission nennt den Grund selbst: einige Mitgliedstaaten verlangen für innergemeinschaftliche Umsätze eine zusätzliche Registrierung und führen nur solche Nummern in ihrer VIES-Datenbank. Wer nicht grenzüberschreitend tätig ist oder sich dafür nicht hat registrieren lassen, hat eine gültige Nummer, die hier nicht bestätigt wird.

Umgekehrt ist eine bestätigte Nummer kein Nachweis im Sinne des Vertrauensschutzes. Dafür ist das Bestätigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern vorgesehen, das die eigene deutsche USt-IdNr voraussetzt und nach festen Regeln dokumentiert wird. Die Seite dazu steht unter Weiterlesen.

Und die Abfrage ist für einzelne Vorgänge gedacht. Die Kommission sperrt die anfragende IP-Adresse, wenn sie eine Nutzung als missbräuchlich erkennt. Das Werkzeug auf diesem Angebot schickt deshalb genau eine Nummer, und nur nachdem Sie dafür geklickt haben.

Die vier Antworten, und was jede bedeutet

Das Prüfwerkzeug auf diesem Angebot kennt vier Zustände. Drei davon entstehen auf Ihrem Gerät, der vierte ist eine Aussage über die Erreichbarkeit des Dienstes und keine über Ihre Nummer.

Die Kommission nennt für den vierten Fall auch den Grund: Teile des Systems können zeitweise nicht erreichbar sein, weil die nationalen Datenbanken gesichert werden. Eine Nummer, die niemand prüfen konnte, ist deshalb ungeprüft und nicht ungültig, und das Werkzeug lässt in diesem Fall das örtlich geprüfte Ergebnis stehen.

Wenn die Daten nicht stimmen

Zuständig ist immer die Verwaltung, die die Nummer erteilt hat, und erkennbar ist sie am Länderpräfix der Nummer. Die Kommission validiert Änderungen nicht: sobald der Mitgliedstaat seine Daten aktualisiert hat, ist das sofort auch über die Abfrage sichtbar. Für die eigenen Daten wendet man sich an die eigene Verwaltung, für die des Geschäftspartners kann nur dieser selbst das tun.

Das gilt genauso für eine deutsche Nummer: Bundeszentralamt für Steuern erteilt sie nach Paragraph 27a UStG, und dort wird sie auch geändert. Die Einzelheiten der Abfrage, einschließlich der Fassung, die wir gelesen haben, stehen in VIES on-the-Web, Fragen und Antworten.