Qualifizierte Bestätigungsanfrage und Vertrauensschutz

Die qualifizierte Bestätigungsanfrage ist das Verfahren, mit dem sich zu einer ausländischen USt-IdNr nicht nur die Gültigkeit, sondern auch der Name und die Anschrift des Inhabers abgleichen lassen. Rechtsgrundlage ist Paragraph 18e UStG, die Einzelheiten stehen in Abschnitt 18e.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, und beide sind unten mit Datum verlinkt.

Die einfache und die qualifizierte Anfrage

Die einfache Anfrage beantwortet, ob eine von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr zum Zeitpunkt der Anfrage gültig ist. Die qualifizierte Anfrage vergleicht zusätzlich Angaben, die Sie mitteilen, mit denen, die in der Unternehmerdatei des jeweiligen Mitgliedstaates verzeichnet sind. Das Bundeszentralamt für Steuern teilt dabei im Einzelnen mit, inwieweit die angefragten Angaben als zutreffend gemeldet werden.

Die Reihenfolge ist nicht frei. Das BZSt schreibt, eine einfache Bestätigung müsse zwingend vor einer qualifizierten durchgeführt werden. Diese Angabe steht nur dort und weder im Gesetz noch im Anwendungserlass; sie ist damit die am schwächsten abgesicherte auf dieser Seite, und sie steht hier mit genau diesem Hinweis.

Welche Angaben die qualifizierte Anfrage vergleicht

Es sind vier, und zwei Veröffentlichungen beschreiben sie unterschiedlich genau. Der Anwendungserlass nennt die Gruppe knapp, die Fragen und Antworten des BZSt genauer. Beide Formulierungen stehen hier nebeneinander, statt dass eine von beiden ausgewählt und die andere weggelassen wird.

Der Unterschied liegt in zwei Zeilen. Wo der Erlass "Name" schreibt, schreibt das BZSt "Firmenname einschließlich der Rechtsform", und wo der Erlass "Straße" schreibt, nennt das BZSt zusätzlich die Hausnummer. Gemeint sind dieselben vier Felder, und die genauere Fassung ist die des Hauses, das die Anfrage entgegennimmt.

Die Regeln im Einzelnen

Die folgenden Angaben stammen aus Paragraph 18e UStG, aus Abschnitt 18e.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses in der durch das BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025 geänderten Fassung und aus den Fragen und Antworten des BZSt. Jede trägt die Veröffentlichung, aus der sie stammt, und ein Datum, an dem sie erneut zu lesen ist; läuft dieses Datum ab, lässt sich diese Seite nicht mehr bauen, bis jemand die Quelle gelesen hat.

Der Weg hat sich zuletzt geändert, und zwar an einem bestimmten Tag. Das BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025 regelt, dass Anfragen nach Paragraph 18e UStG ausschließlich über die vom BZSt im Internet bereitgestellte Online-Abfrage durchgeführt werden können, und seine Anwendungsregelung lautet: die Grundsätze sind ab dem 20. Juli 2025 anzuwenden. Dasselbe Schreiben hat Absatz 4 Satz 4 und Absatz 5 des Abschnitts 18e.1 gestrichen. Was in den gestrichenen Sätzen stand, sagt es nicht, und der konsolidierte Text zeigt nur den Zustand danach; deshalb steht hier nicht, welcher Weg damit weggefallen ist.

Der Zusammenhang mit dem Vertrauensschutz

Paragraph 6a Absatz 4 UStG lässt eine als steuerfrei behandelte innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei bleiben, wenn die Inanspruchnahme der Befreiung auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. Was diese Sorgfalt im Bestätigungsverfahren bedeutet, steht nicht im Gesetz, sondern in Abschnitt 6a.8 des Anwendungserlasses.

Zwei Sätze daraus betreffen dieses Thema unmittelbar. Der erste: war die Unrichtigkeit einer USt-IdNr erkennbar und hat der Unternehmer das nicht erkannt, etwa weil das Bestätigungsverfahren nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt als dem des Umsatzes durchgeführt wird, genügt das der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns nicht. Der zweite: wird der Gegenstand der Lieferung von einem Vertreter des Abnehmers abgeholt, reicht die alleinige Durchführung eines qualifizierten Bestätigungsverfahrens nicht aus, um dieser Sorgfaltspflicht zu genügen.

Ein Prüfintervall nennt der Erlass an keiner Stelle, und dieses Angebot nennt deshalb auch keines. Was er nennt, ist ein Bezugspunkt, nämlich den Zeitpunkt des Umsatzes. Die Europäische Kommission bestätigt eine Nummer ohnehin nur für den laufenden Tag und nicht rückwirkend, was denselben Punkt von der anderen Seite beleuchtet.

Die Fundstellen im Einzelnen: Umsatzsteuergesetz, Paragraph 18e: Bestätigungsverfahren, Umsatzsteuergesetz, Paragraph 6a: Innergemeinschaftliche Lieferung, Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 (BStBl I S. 846), konsolidierte Fassung und BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025, GZ III C 5 - S 7427-d/00014/001/002, DOK COO.7005.100.2.11418369: Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, Abschnitt 18e.1 UStAE.